De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geeft de voorwaarden voor het aanleggen van personeelsdossiers. Je moet de personeelsgegevens ook beschermen omdat deze privégegevens bevat. Dit betekent onder meer dat je de dossiers veilig moet opbergen op een plaats waar niet iedereen zomaar bij kan. Zorg er in ieder geval voor dat deze plaats afgesloten is en dat alleen een aantal daarvoor bevoegde mensen een sleutel hebben van de kamer en van de kasten. Voor deze personen geldt een geheimhoudingsplicht.
Ook voor het digitaal opslaan van personeelsgegevens gelden strenge regels. Zo moet je er voor zorgen dat deze goed beveiligd zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan firewalls als beveiligingsmaatregel wanneer het personeelsinformatiesysteem gekoppeld is aan het internet. Ook mogen er net als bij het papieren dossier slechts een beperkt aantal bevoegde mensen toegang hebben tot het digitale dossier. Iedereen moet erop kunnen vertrouwen dat zijn of haar persoonsgegevens voldoende worden beveiligd. Slechte beveiliging kan leiden tot een datalek en vervolgens tot misbruik van deze gegevens. Bijvoorbeeld voor identiteitsfraude.
Op 1 januari 2016 is de meldplicht datalekken ingegaan. Deze meldplicht houdt in dat organisaties direct een melding moeten doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens zodra zij een ernstig datalek hebben.
Werkgevers:
- zijn verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in het personeelsdossier;
- mogen niet meer gegevens in het personeelsdossier vastleggen dan nodig is, en de gegevens moeten ter zake doen;
- moeten de werknemers informerenover waarom zij hun gegevens verzamelen;
- moeten de persoonsgegevens beveiligen, zodat ze niet verloren raken of in verkeerde handen terechtkomen;
- mogen de persoonsgegevens niet langer bewarendan noodzakelijk is;
- moeten werknemers de mogelijkheid bieden hun gegevens in te zien- dit geldt in principe voor het gehele personeelsdossier – en eventueel te corrigeren.
