Er is op grond van de Wbp geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. Als ondernemer mag je dus zelf bepalen hoe lang je persoonsgegevens bewaart. Let daarbij op hoe lang de gegevens nodig zijn voor het doel waarvoor deze zijn verzameld of worden gebruikt.
Tijdens het dienstverband en na de uitdiensttreding zijn wettelijke bewaartermijnen van toepassing. Dat hangt af van het soort gegevens. Je bent wettelijk verplicht sommige gegevens uit de personeelsdossier voor een bepaalde tijd te bewaren. Hieronder vind je de bewaartermijnen van de meest voorkomende dossierstukken.
- gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, moet je zeven jaar bewaren nadat een werknemer uit dienst is. Voor loonbelastingverklaringen en een kopie van een identiteitsbewijs geldt een bewaartermijn van vijf jaar na het einde van een dienstverband bewaren.
- voor sommige gegevens uit uw personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Voor die gegevens geldt over het algemeen een bewaartermijn van twee jaar nadat het dienstverband is beëindigd.
- zijn de gegevens al eerder niet meer nodig? Dan moet je deze direct verwijderen. Voorbeelden van dit soort gegevens zijn: functionerings- en beoordelingsgespreksverslagen, arbeidsovereenkomsten en wijzigingen hierin, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, afspraken over werkzaamheden voor de ondernemingsraad, getuigschriften en administratieve verzuimgegevens.
- je mag gegevens van (ex-)werknemers langer bewaren als er een arbeidsconflict is (geweest) of als er een rechtszaak loopt.
