Tijdens de coronacrisis is het de bedoeling om je werknemers zoveel mogelijk thuis te laten werken. Dit brengt met zich mee dat zij geen reiskosten hoeven te maken om op werk te komen. Hoe zit het dan met bijvoorbeeld loon en reiskostenvergoeding? Wat zijn de verplichtingen van werkgever en werknemer in dit geval?
Loon bij ziekte (Corona of niet)
Als de werknemer ziek is gelden de normale regels bij ziekte: de werknemer meldt zich ziek en zo nodig wordt de bedrijfsarts ingeschakeld. De bedrijfsarts is ook de aangewezen persoon om bij een besmetting (of een vermoeden daarvan te adviseren welke verdere maatregelen er moeten worden genomen. Ook wanneer de ziekte het gevolg is van het Coronavirus heb je als werkgever de verplichting om het loon gedurende ziekte door te betalen.
Het kan gebeuren dat een werknemer wegens het virus niet op het werk kan verschijnen, zonder dat hij/zij ziek is. Bijvoorbeeld omdat diegene in quarantaine of in een risicogebied zit en niet meer kan thuis komen. In dat geval ben je als werkgever ook verplicht het loon door te betalen, omdat de oorzaak waarom het werk niet wordt verricht niet in de risicosfeer van de werknemer ligt.
Reiskostenvergoeding tijdens quarantaine
Tijdens de coronacrisis is het de bedoeling om je werknemers zoveel mogelijk thuis te laten werken. Dit brengt met zich mee dat zij geen reiskosten hoeven te maken om op werk te komen. Hoe zit het dan met de reiskostenvergoeding? Kun je die als werkgever stopzetten?
Voor het recht op reiskosten vergoeding is vooral van belang wat hierover is afgesproken in de arbeidsovereenkomst of een arbeidsvoorwaardenregeling in het bedrijf.
Als een werknemer langdurig moet thuiswerken, betekent dit niet automatisch dat zijn werkgever hem voor die periode geen onbelaste reiskostenvergoeding meer kan geven. Er gelden wel strikte voorwaarden voor het doorbetalen van de vergoeding aan thuiswerkende werknemers.
Reiskostenvergoeding op declaratiebasis achteraf
Voor reiskostenvergoedingen bestaat een gerichte vrijstelling. Daarbij geldt een vast onbelast bedrag van € 0,19 per kilometer of de kosten van het openbaar vervoer. Een werkgever hoeft geen reiskosten te vergoeden als er door het thuiswerken geen declaratie achteraf wordt ingediend. Werknemers in ‘corona-quarantaine’ krijgen dan dus geen reiskostenvergoeding meer.
Vaste reiskostenvergoeding
Wanneer een werknemer langere tijd afwezig is en niet naar het werk reist gelden er voorwaarden aan het doorbetalen van deze vaste reiskostenvergoeding.
De werkgever mag de vaste reiskostenvergoeding doorbetalen tijdens maximaal 6 aaneensluitende weken waarin de werknemer afwezig is. Wordt een langdurige afwezigheid van de werknemer verwacht, dan mag de werkgever de vaste onbelaste reiskostenvergoeding nog uitbetalen tijdens de lopende en de eerstvolgende kalendermaand. De werkgever mag de vaste reiskostenvergoeding daarna pas weer betalen vanaf de maand na de maand waarin de werknemer weer gaat werken.
Het ministerie van Financiën heeft in een besluit van 14 april 2020 een versoepeling aangebracht met betrekking tot de betaling van de vaste reiskostenvergoeding. Als een werkgever een vaste reiskostenvergoeding aan werknemers betaalt, die vanwege de coronacrisis (bijna) volledig thuiswerken, dan mag hij deze vergoeding onbelast blijven betalen zolang de crisismaatregelen gelden. Gedurende die periode mag de werkgever uitgaan van het reispatroon waarop de vergoeding gebaseerd is. Dat mag ook als je een nacalculatie voor de vaste reiskostenvergoeding doet.
De crisismaatregelen golden tot en met 28 april 2020. Het kabinet heeft bekend gemaakt dat de huidige maatregelen, met name het zoveel mogelijk thuiswerken, worden verlengd. Daarom mag een werkgever ook na 28 april de vaste reiskostenvergoeding blijven betalen uitgaande van het reispatroon waarop deze vergoeding is gebaseerd. Lees meer op belastingdienst.nl
Doorbetalen vaste (reis)kostenvergoeding vervalt per 2021
In 2020 mogen werkgevers voor de vaste reiskostenvergoedingen woon-werkverkeer de thuiswerkdagen van werknemers als reisdagen beschouwen. Deze vergoeding kunnen zij gericht vrijstellen en daarmee onbelast de reiskosten blijven betalen. Ook voor wat betreft de vaste kostenvergoedingen mogen werkgevers blijven uitgaan van de feiten en omstandigheden waarop de vergoeding is gebaseerd.
Voor zowel de vaste reiskostenvergoeding als de vaste kostenvergoedingen geldt de goedkeuring als er vóór 13 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht op de vergoeding bestond. Verder stelt de Belastingdienst zich in 2020 soepel op naar werkgevers die vanwege de coronamaatregelen een administratieve verplichting niet kunnen nakomen. Zo is bijvoorbeeld het tijdig vaststellen van de identiteit van een nieuwe werknemer tijdens de coronacrisis niet altijd mogelijk. Normaal gesproken moet de werkgever dan het anoniementarief toepassen. Dat mag hij nu onder voorwaarden achterwege laten.
In de actualisatie van het Besluit noodmaatregelen coronacrisis laat staatssecretaris Vijlbrief weten dat deze goedkeuringen alleen gelden voor 2020, en per 1 januari 2021 komen te vervallen.
Het vervallen van de goedkeuringen betekent dat werkgevers volgend jaar het (veranderde) reispatroon woon-werk van hun werknemers in kaart moeten brengen. Ze moeten dit toetsen aan de 36 weken of 128 dagen-eis en nagaan of zij nog een vaste vergoeding kunnen geven. Werkgevers kunnen ook de kosten van woon-werkverkeer vergoeden op basis van de werkelijk gereisde dagen.
Verder kunnen werkgevers dus vanaf 1 januari 2021 over de thuiswerkdagen geen vergoeding meer geven voor kleine kosten. Door het meer thuiswerken zijn bij veel werkgevers de feiten en omstandigheden veranderd. Zij moeten dus goed beoordelen of de onderbouwing voor de vergoeding in 2021 nog volstaat.
Vaste onkosten- representatiekostenvergoeding
Als een werknemer een vaste kosten- en/of representatiekostenvergoeding ontvangt dan gelden dezelfde regels als bij een vaste reiskostenvergoeding.
Bijtelling auto van de zaak tijdens ziekte of thuiswerken
Veel werknemers zijn op dit moment thuis of werken vanuit huis in verband met het coronavirus. De auto van de zaak staat dan wel ter beschikking (aan de werknemer en / of gezinsleden). Over deze periode moet u gewoon de bijtelling toepassen. In welk geval hoeft echter geen bijtelling plaats te vinden?
- De werknemer moet bewijzen dat de auto niet is gebruikt en de auto niet ter beschikking stond.
- De auto van de zaak mag niet ter beschikking hebben gestaan. Zet de auto bij de werkgever (of leasemaatschappij) achter slot en grendel, noteer de kilometerstand (maak een foto), sluit een overeenkomst met uw werkgever en lever de sleutels en papieren in bij uw werkgever. De werkgever moet de sleutels onder zich houden. De werkgever moet ook een foto maken van de kilometerstand, de werkgever kan immers de auto aan anderen ter beschikking stellen, waardoor voor deze werknemers de bijtelling van toepassing kan zijn.
Vergoeding ICT-voorzieningen
Veel werkgevers verstrekken een onbelaste vergoeding voor een computer en/of een mobiele communicatiemiddel, zoals een smartphone. Dan kan alleen wanneer deze noodzakelijk is voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Onder deze ICT-voorzieningen valt ook het internetabonnement.
Nu de werknemer genoodzaakt is om thuis te werken, mag de werkgever dit nog steeds onbelast vergoeden. Hiervoor is wel vereist dat de daadwerkelijke kosten worden aangetoond. De werknemer moet dus wel (en kopie) van de factuur overleggen.
Geen normbedrag kantinemaaltijd door thuiswerken
Met het thuiswerken door de coronamaatregelen zijn ook veel bedrijfskantines gesloten. De werkgever hoeft daardoor (tijdelijk) geen normbedrag meer tot het loon te rekenen voor het voordeel van verstrekte kantinemaaltijden.
Nu werknemers door de coronamaatregelen tijdelijk thuis aan de keukentafel lunchen, is er geen voordeel voor deze werknemers en kan het normbedrag voor maaltijden in de bedrijfskantine achterwege worden gelaten. Voor een verstrekte maaltijd in de bedrijfskantine moet de werkgever in 2020 € 3,35 tot het loon van de werknemer rekenen of aanwijzen als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte. Het doet er niet toe of het gaat om een ontbijt, lunch of diner.
Normbedrag hanteren bij zakelijk belang niet nodig
Als de maaltijd voornamelijk een zakelijk karakter heeft (bijvoorbeeld bij overwerk of bij een zakelijke bespreking met klanten), kan deze helemaal onbelast blijven. Voor de vergoeding van de maaltijd van de werknemer geldt dan een gerichte vrijstelling (tool). De kosten van de maaltijd van klanten vallen onder intermediaire kosten.
Bron: Rendement
