Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens, deze gegevens worden extra beschermd door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Rondom het vastleggen van informatie bij zieke werknemers gelden daarom specifieke privacyregels.
De AVG geeft de werkgever echter wel de ruimte om de noodzakelijke informatie over de zieke werknemer vast te leggen. Wat mag de werkgever, rekening houdend met de AVG, van een zieke werknemer wel vastleggen en wat niet?
Wat mag de werkgever wel?
Als werkgever mag je alleen vragen en registeren wat noodzakelijk is om te weten. Het gaat dan om informatie waarmee je kan bepalen hoe het verder moet met de werkzaamheden van de werknemer en informatie om te beoordelen of de werkgever het loon moet doorbetalen. Deze informatie mag je als werkgever ook vastleggen. Als werkgever mag je onderstaande vragen stellen aan de zieke werknemer:
- Waar de werknemer bereikbaar is tijdens de ziekmelding?
- Hoe lang de werknemer verwacht ziek te blijven?
- Welke lopende werkzaamheden en afspraken er zijn?
- Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval? Je mag niet vragen of het verzuim werk gerelateerd is.
- Of er sprake is van een verkeersongeval met een regresmogelijkheid? In dit geval kunt u de kosten van het ziekteverzuim en de re-integratie waarschijnlijk verhalen op de veroorzaker van het ongeval.
- Of de werknemer op grond van de Ziektewet onder een vangnetregeling valt? De werknemer is hierbij niet verplicht om te melden onder welke regeling hij/zij valt.
Een bedrijfsarts of arbodienst mag alleen noodzakelijke gegevens aan de werkgever doorgeven. Dit is de informatie die de werkgever nodig heeft om de loondoorbetaling te beoordelen, en de nodige informatie wat betreft de verzuimbegeleiding of re-integratie. Dit komt neer op de volgende gegevens:
- De mate van arbeidsongeschiktheid
- De functionele beperkingen
- De verwachte duur van de arbeidsongeschiktheid
- Mogelijke aanpassingen in het kader van re-integratie
Wat mag de werkgever niet?
Als werkgever mag je niet vragen naar de oorzaak en de aard van de werknemer zijn ziekte. Ook als de werknemer dit uit zichzelf vertelt, mag de werkgever deze informatie niet vastleggen of delen. Alleen in uitzonderlijke situaties mag deze informatie in het personeelsdossier worden opgenomen. Dit is bijvoorbeeld het geval indien de werknemer epilepsie heeft en het van belang is dat collega’s weten wat zij moeten doen bij een aanval.
Meer informatie over AVG voor ondernemers is te vinden op hulpbijprivacy.nl, de campagnewebsite van de Autoriteit persoonsgegevens (AP).
