Het is verstandig om direct bij het in dienst treden van een werknemer een personeelsdossier aan te leggen waar alle wettelijke en relevante gegevens in bewaart kunnen worden. Gebruik voor iedere medewerker eenzelfde soort personeelsdossier (of digitale map) en dezelfde indeling. In het fysieke personeelsdossier moeten in ieder geval de volgende gegevens worden opgenomen:
- Correspondentie
- salaris, arbeidsvoorwaarden en functiewijzigingen
- voorstel bij arbeidsovereenkomst
- afgevinkte checklist indiensttreding medewerker
- Persoonsgegevens
- personeelsinformatie formulier (NAW-gegevens)
- Burgerservicenummer (BSN)
- opgaaf gegevens voor de loonheffing
- sollicitatiebrief en CV
- kopieën diploma’s
- getuigschriften
- uitzend- en of detacheringsovereenkomsten
- verklaring van goed gedrag (indien van toepassing)
- werkvergunning of verblijfsvergunning (indien van toepassing)
- Functioneren en beoordelen
- functiebeschrijvingen en functieprofiel
- verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken
- correspondentie omtrent functioneren
- Training/opleiding
- aanvraagformulier training/opleiding
- gevolgde cursussen en opleidingen
- kopie nota’s/declaratieformulieren
- Contracten en arbeidsvoorwaarden
- originele getekende arbeidsovereenkomst
- wijzigingen op de arbeidsovereenkomst
- onkostenvergoedingen
- gebruikersovereenkomst mobiele telefoon en/of laptop
- gebruikersovereenkomst leaseauto
- arbeidsvoorwaardelijke wijzigingen w.o. salarisaanpassingen
- brieven met bonusdoelstellingen en de toekenning daarvan
- getekend personeelshandboek
- documentatie over de pensioenregeling
- Verzekeringen
- ziektekostenverzekering
- andere voorkomende verzekeringen
- Divers
- UWV correspondentie (langdurige arbeidsongeschiktheid)
- zwangerschapsverklaring
- verlofkaart
- ziekteverzuimkaart
In het personeelsdossier mogen geen medische gegevens worden opgenomen. Het is ook niet toegestaan om gegevens op te nemen over geloofsovertuiging, ras, seksuele geaardheid, lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijke gegevens en gegevens over onrechtmatig hinderlijk gedrag waarvoor een verbod is opgelegd.
