Vanuit de praktijk merken wij dat bedrijven niet volledig bekend zijn met het van toepassing verklaren van algemene voorwaarden. Dit kan verstrekkende gevolgen hebben. In dit artikel willen wij het gebruik van algemene voorwaarden nog eens onder de aandacht brengen.
Essentieel is dat uw voorwaarden bij uw afnemer bekend zijn. Daarom is het van belang dat de algemene verkoopvoorwaarden voor of bij het tot stand komen van elke overeenkomst van toepassing worden verklaard. Hoe kunt u dit bereiken?
De toepassing
U dient altijd een exemplaar van de algemene voorwaarden met de offertes en/of opdrachtbevestigingen mee te zenden. Het gehele exemplaar van voorwaarden moet dus zijn overhandigd voordat de overeenkomst wordt getekend.
U heeft verscheidene opties om het exemplaar van voorwaarden te overhandigen aan uw afnemer. U kunt het rechtstreeks afgeven, maar ook versturen per post of per e-mail. Indien u de voorwaarden per post verstuurd, moeten zij wel afgedrukt zijn op uw eigen briefpapier. In het geval van het versturen per e-mail, dan dienen de voorwaarden in een bestand als bijlage in de e-mail worden meegestuurd.
Ten slotte is het belangrijk dat u een bewijs heeft dat u de voorwaarden aan uw afnemer heeft toegezonden. Bewaar dus een kopie van de brief waarin u heeft verwezen naar de bijgevoegde voorwaarden en bewaar het bewijs dat de brief aangetekend of met ontvangstbevestiging is verzonden. Mocht u de voorwaarden per e-mail versturen, bewaar dan de verzonden items zorgvuldig.
