Wanneer een werknemer uit dienst treedt, houdt de werkgever vaak het e-mailaccount aan of worden de mails automatisch naar een collega verstuurd. De vraag is wel: houdt de werkgever voldoende rekening met de privacy van de ex-werknemer?
Veel werkgevers willen zicht houden op e-mails van klanten of relaties die na uitdiensttreding nog binnenkomen op het zakelijke mailaccount van een ex-werknemer. Is dit toegestaan? De werkgever maakt namelijk inbreuk op de privacy van de ex-werknemer. Op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) zijn er twee grondslagen waar de werkgever in zo’n geval een beroep op zou kunnen doen: toestemming en het gerechtvaardigd belang.
Zakelijke mail bekijken mag, privémail niet
De werkgever mag het zakelijke e-mailaccount van de ex-werknemer alleen aanhouden op basis van een gerechtvaardigd belang. Dit betekent dat de werkgever de gegevens mag gebruiken voor zakelijke doeleinden. De werkgever heeft namelijk een bedrijfsbelang om alsnog het oude e-mailadres te gebruiken voor contact met klanten of relaties. Bij het inzien van de e-mails moet de werkgever voorkomen dat hij privémails bekijkt die op het zakelijke e-mailaccount eventueel nog binnenkomen. In de praktijk is dit uiteraard wel lastig te controleren.
Termijn verbinden aan inzien e-mailaccount
Daarnaast moet de werkgever een bepaalde termijn verbinden aan het ‘inzien’ van het e-mailaccount van de ex-werknemer. Hoelang deze termijn kan zijn, hangt onder meer af van de functie die de ex-werknemer uitoefende. Gemiddeld genomen is een periode van zes maanden na uitdiensttreding redelijk.
Informeer werknemers vooraf
Het is voor de werkgever verstandig om werknemers vooraf te informeren over de mogelijkheid tot het aanhouden van het e-mailaccount bij uitdiensttreding. De werkgever kan dit bijvoorbeeld opnemen in de arbeidsovereenkomst of het personeelsreglement.
Bron: Rendement
